大人の自由研究所

大人だって分からないことありますし。引き出しの多い大人を目指します。

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手帳とスマホ、どちらがスケジュール管理に最適なのか

12月始まりの手帳も多いですから、この時期になるとロフトなんかの手帳売り場は賑やかですね。

 多分そんなことはないんですが、新しい手帳にしさえすれば、今年うまく行かなかった予定の管理も来年はうまくいく、そんな気すらしてくるような。

 知り合いや友達、会社の人なんかにも、手帳ってもう買った?なんて言われたり、来年の会社支給の手帳ってまたどうせあれだよね?なんて話をすると、そうだよな、もう手帳の事考えないといけないよ、うん、という気持ちになって、勢い週末に手帳売り場に出かけていって、あまり考えもないまま、その場で気に入った手帳を買ったりします。

人間というのは出来がいいですから、様々な情報をある程度自分の中で処理・統合する力を持ってますよね。だからちょっとくらい自分に合っていない手帳を選んでも最初はうまく行きます。お金も払ってるし、自分がそんな変なのを選んじゃったとは買ってすぐには認めたくないですし。自分の頭のなかで情報を整理して、うまいこと優先順位つけたりしてこなしていくわけです。

 たいていはこれを繰り返すうちに大なり小なり失敗をしでかして、これは手帳使わなきゃダメだってなります。けれども、その使う手帳が自分にマッチしていない。そうすると、手帳は放りっぱなしになってしまって、身の回りがメモやポストイットで溢れかえってきます。ゴッチャゴチャのデスクで、どう考えても効率が悪いのに、メモを1枚なくしたり、ポストイットが1枚はがれ落ちたら大変なことになるのに、これこそがわかりやすいデスクなんだと周りに言ったりもします。

 いずれにしても手帳はこの頭でやったり、メモ書きしたり、ポストイットに走り書きしたりの情報を記載して、統合-散らばっている情報をわかりやすく再構成するということにぴったりなわけです。書きとめてあれば、忘れることは絶対ないですからね。思いついたこともサラサラっと書き付けたりできる。

 手帳で唯一ネックになることと言えば、手書きをする必要があるということ。これが慣れないと結構ダルい。もう一つはなかなかないですけど、ないとは言えない転記の間違い。日付だとか時間だとか間違ったりすると、手ひどいミスに直結します。

 手書きの手帳を考える時にどうしても頭に浮かぶのは、古くは電子手帳、今だとスマホのような、そういうデジタルデバイスで管理をするという方法とどっちがいいのということですね。

 昔の電子手帳は、入力も面倒で、本当にこれで管理している人いるのかなというくらいのものでしたが、今のスマホの入力の手軽さ、正確性は以前とは比較にならないレベルには達してますよね。僕はiPhoneを使っていますが、iPhone 3Gの時から比べると、かなり進化していますし。

 それでも、手軽に書けるという点では、まだまだ手帳の方に分があります。どんな汚い字でも、暗号でもない限り、なんとか解読は可能でしょうし、どんな年齢の人でも使うことが出来ますし。フリースペースの多いタイプの手帳だったらある程度自分のルールを決めてしまって、使っていくことも可能ですし。

 

僕は制作会社で働いていまして、仕事の大事な部分に工程管理があります。

 いつ制作から上がってきて、クライアントに出して、いつ印刷なり、電波に渡すのか。

 これはよく変更になります。色校正が思うように進まないだとか、天気悪くて撮影無理だねとか色々です。

 それを手帳で管理するとなると、手帳が真っ黒になってくるんですね。予定を移動→移動→移動とかさせてると。

 これだと大変なので、結構前からスケジュール管理はGoogleカレンダーを使うようにしています。

移動が発生しても、ドラッグするだけで予定の変更が出来ますからね。

 最近、GoogleからInboxというアプリがリリースされました。自分のiPhoneで使っています。まだβテストですから、日本語入力が出来ないなど、Gmailアプリからそっくり移行するということは出来ないのですが、ことメール管理ということであれば、Gmailよりはいいなと思ってます。

 Gmailアプリであれば「メイン」というところに振り分けられるGoogleカレンダーからの通知ですが、Inboxでは「Updates」という項目に振り分けられます。視覚的にもいつの予定なのかすぐ分かるようなアイコンが使われています。

 Inboxはどんどん振り分けて行ってくれるんですね。出張で乗る飛行機を予約したら、支払期限がいつだとかは[Travel」という項目に振り分けられ、Amazonで買い物したら、注文の確認だとか発送したよだとかは「purchases」に振り分けられます。

 これらのメールは、Gmailだけじゃなくて、自分のアカウントに紐付いているメールアドレスには必ず来ているものですが、一歩踏み込んで、メールの内容で振り分けを行っていくのがこのInboxの特徴です。

 でもこれだけでは手帳から切り替えるだけの強烈なひと押しになるとは思えません。手帳にチョロっと書き込んでおけばいいわけですから。

このメールがそのままGoogleカレンダーに同期されればいいんですけどね。

 手帳をデジタルで置き換える時にもう一つネックになると思っているのが、それぞれのアプリは出来も良くて単体で考えると使い勝手がいいものなのに他のアプリとの連携が出来ず、手帳なら1冊あれば済むものを、いくつものアプリを開いて確認する必要があるということです。

 Googleカレンダーを使うときに実はミソになるのは、メモや住所を出来るだけ入れるということだと思うんですが、住所を入れておくと、カレンダーアプリから地図を呼び出すことが出来ます。以前みたいに住所をコピーして貼り付けるようなことはなく、うんと便利になっているんですね。しかも最新バージョンのGoogle Mapsでは、その場所近くのスポットの案内まで呼び出せます。それぞれのアプリは日々便利になってきてます。

でも連携ができない。例えば、僕が知るかぎりでは、僕が使っているAny.DoというToDoアプリで作ったリストが同期できるiPhoneのカレンダーアプリは、Any.Doと同じところが開発したCalというカレンダーアプリしかありませんでした。

 このCalなんですが、確かに見た目はいいんですが、1か月で全体を見渡したいときに不便です。僕の仕事は、長期の予定を組んでいきますから、月単位で見渡したいときにCalでは不便。1週間は向きをヨコにすればみることはできるんですけどね。

 なので、現状としては、カレンダーアプリは、Sunriseというアプリを使って、GoogleカレンダーiOSカレンダーを同期させていて、ToDoアプリは、Any.Doを使っています。

 できれば全ての予定とToDoリストをGoogleカレンダーという一つの画面で管理したいと思ってるんですよね。それでやっと手帳と同じです。

 カレンダーに記載するものは期日あるもの、誕生日やジムに行く日なんかの特定の日を管理するもので、予定には変わりないけど、期日ないけどやらないといけないことがToDoというふうに分けていくと、やっぱり同じ画面で管理できるのがいいです。

 GoogleにもGoogle TasksというToDoリストを作成する機能があるんですが、あまり使い勝手は良くない。

 やっぱり手帳だよなと思って先週末ネットの記事を読んでいたら、Googleカレンダーアプリが大幅変更するとのこと。さらには、これまでなかったiOS用のGoogleカレンダーの純正アプリがリリースされるということでした。

 その機能はというと、一番大きいところは、メールできたスケジュール、搭乗予定とかですね、これがGmailから自動でカレンダーに登録されると書いてるじゃないですか!

 なんと!これですね、待っていたのは!今もGmailの本文中に予定の記載があると、それをクリックしてカレンダーに登録ができますが、ToDoはどうなっていくでしょう。ToDoも同じ画面で管理できるようにしてほしいですね。GTDGoogleカレンダーでやってしまいたいです。

 今もChrome拡張機能で、Any.Doは使うことができて、メールからAny.Doにタスク登録することは可能です。

 でもできればGoogleカレンダーの画面ですべて管理できるようになることを願いたいです。

 そうすればカレンダーアプリに今後お金を払うということもなくなるかもしれないです。

 

僕は来年の手帳をすでに購入してますが、Googleカレンダーのリリースを心待ちにしています。手帳を超えることはなかなか難しいけれど、もしかするとかなりのものに仕上がってくるんじゃないでしょうか。いやむしろ仕上がってほしいですな。

 

Googleアカウントを持っているみなさんはぜひInbox、Google Mapsも含めて試してみてください。