大人の自由研究所

大人だって分からないことありますし。引き出しの多い大人を目指します。

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PDCAサイクルの前にGTDを導入するべき理由

やっぱりGTD!

仕事の段取りがうまくいかないかったり、頑張ってるのに成果に結びつかないようなときって、ついビジネス書に手を伸ばしがちなんですが、そこでPDCAサイクルの方へすぐ行ってしまうと、なかなかうまくいかない。

 それはP(プラン)を立てるときに、何を計画するべきか、しっかり把握するためには、頭のなかにあること全てを出し切って、それをふまえて計画づくりしないと、後から自分の頭のなかにあった事柄によって、そのプランが壊されていくからなんですよ。

 あ、あれやってないとか。締め切り忘れてたとか。旅行がいつも計画倒れとかもですかね。

 プランをしっかり立てる。その通りなんですが、そのプランを立てる前提条件をしっかり見直しませんかというお話です。

 

 

GTDってなんだろう

GTDの言葉の意味とかはここでは説明しません。使い方から、GTDがどういうものかを理解すればいいと思います。

GTDをすべて理解するためには、本を読むのが一番ですがしかし。まだGTDによる振り分けを済ませていないあなたには、その時間はないかもしれない。

エッセンスは間違ってはいないはずです。ここでざっくり把握したら、GTDを使ってもらって、時間出来たらぜひ本を読んでみて、さらに理解を深めて、自分のものにしてください!

 

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

はじめてのGTD ストレスフリーの整理術

 

 GTDはまだまだ新しい知的生産技術です。なんとなく聞いたことはあるけど使ったことがない人も多いはず。

 GTD良さそうじゃん、そう思ってもらえたらうれしいです。あとでPDCAとの絡みも書いていく予定です。

 

Inboxに全部入れる=全部書き出す=【収集】

まずは頭の中のすべての事柄を全部書き出します。Inbox、これってEvernoteなんかで一番最初の振り分ける前に一旦入るフォルダにそういう名前を付けますよね。それと同じです。

 例えて言えば、まず各振り分け用フォルダに振り分ける前に、一旦どういうファイルがあるのか全部引っぱり出すという作業を行います。引っぱり出して大本のフォルダにぶっ込む。

これはほんとに全部。全部書き出します。プレゼン資料作成、メールを送る、部長に報告、定期券購入、お礼を言う、DVD返すとか本屋に寄ってみるとか誰かとごはん食べるとか京都行きたいとか世界征服とかも全部書き出してください。これでやるべきこと、やりたいこと、なんか気になってることの全体量を把握します。

ここが一番肝心です!時間かかってもいいし、むしろ一番最初は時間かかることのほうが多いです。

あと、仕事っていう枠にとらわれないようにすること。これも大事です。仕事してる時にだって個人的な要件は気になるもんだし、その逆も同じですよね。だから出し切る時には、仕事とか個人とかカテゴリー分けとかも考えないで出しましょう。

 

さあ、全部出ましたか?目の前に書きだされた事柄があなたが片付けないといけないこと、あなたがモヤモヤしていた原因、あなたの計画が途中でつまづく理由です。

これがGTDでいう【収集】です。呼び方よりもとにかく出しきることを心がけてください。

 

処理

出しきったら次は【処理】します。

【処理】とは、さっき収集した事柄を、それが何なのか振り分ける前に確認することです。内容が何かわからないと振り分けることできないですからね。

【処理】にはルールがあります。

1.Inboxには戻さないということ。処理を始めたらやり通してください。

2.上からか下からかどっちからでもいいんですが、順に手をつけること。この場で優先順位つけないでいいですというか、優先順位を付けずにとにかく片っ端から片付けていきましょう。

3.【処理】しながら実行に移したりしないこと。例えて言えば、掃除してたのに気づいたらマンガ読んでた的なことですね。まずは【処理】だけで我慢してください。

 

整理

処理が終わったら、次は【整理】です。

出し切って、内容確認した頭の中にあったことを振り分けることです。

・2分以内にできること

例えば、電話ですぐ済ませられるようなこと。これはすぐやっつけてください。いわゆる2分ルールです。すぐやっちゃいましょう。

・よく考えたらやらなくてもいいものだったり、すぐじゃなくてもいいもの→ やらなくていいならゴミ箱、すぐじゃなくていいならいつかやるリストへ

例)世界征服の野望→ゴミ箱

沖縄旅行→いつかやるリスト

 

・1つの事柄に対して2つ以上やるべきことがある→プロジェクトリストへ

例)部下に確認してのち部長に報告するとか。あのパーツ出来てきたらクライアントにアポ取るとか。

・自分だけじゃ決められないもの→連絡待ちリストへ

例)ごはん食べに行く約束だったけど、相手からスケジュール連絡するって言われてるとか。

・特定の日付にやること→カレンダーへ

例)教室に通うとか。

 

以上のような振り分けを行います。ここでもルールが。

振り分けが重複しないようにしましょう。振り分けの時にそれだけは注意してください。

ここでツールを使った方が楽ですね。手帳使ってる人は手帳でいいですし、ITを駆使する人はそれでももちろんいいです。肝心なのは、気になったらすぐ確認できる状態にしておくということです。

いつも使ってるリマインダー、ToDoリストもここにきてようやく意味を持ちます。ここまでやって始めて本当の忘れちゃいけないリスト、やるべきことリストになるんですね。

 

一番やっかいなのは、1つの事柄ではあるのに2つ以上のやることがあること。それはさっきプロジェクトリストに記載しました(こういうやつは、RACIを使って処理すべきですが、RACIに関してはまた別の機会に)。

例えば、僕はデザイン会社で働いていますが、たとえばうちの会社でいうところの「校了」の場合は、クライアントからO.K.をとるということと、社内で最終確認するということ、さらには印刷会社にデータ送信することが含まれます。こういうのはプロジェクトリストに入れてください。

 

実行

 ここまで済んでしまうと、後は【実行】です。PDCAでいうところのPの元になる部分は、収集から整理までのところで揃ってますから、ここから計画を立てて、やるべきことをしっかりやれば、それで大丈夫です。ここはPDCAサイクルのDに当たります。

みなさんの目の前にあるのは、優先順位別に振り分けが済んだ、頭の中にあった事柄です。始める前とは違って、いつやるのかを明確になっていますから、手もつけやすいですよね。 

 

 レビュー

あとは1日1回なのか、1週間に1回か、みなさんそれぞれのペースにあった レビュー、振り返りを行ってください。できなかったことは、もう一度、収集→処理→整理→実行→レビューのサイクルに乗っけてやってみます。

 過去にイギリスのテスコで働いていたのですが、テスコではPDCAのことをPDRと言います。P(プラン)、D(ドゥ)、R(レビュー)ですね。

このレビューからもう一度このサイクルに載せるまでの流れこそ、PDRのR、PDCAでいうところのCとAに当たります。

 

終わり 

GTDを使っていくうちに、PDCAサイクルは自然と回るようになり、あなたの何かモヤモヤする感じだとか何か忘れてる気がするとかそういうのなくなります。

 

GTD使ってみてください。

 

またいつかプロジェクトシートに記載された事柄をRACI(レイシー)を駆使して片付けていくやり方を書きたいと思います。